Kế hoạch tổ chức hội nghị được coi là “ kim chỉ nam” trong việc tổ chức hội nghị, giúp cho hoạt động tổ chức chương trình được diễn ra dễ dàng và triển khai một cách khoa học và hợp lý nhất. Để đảm bảo cho việc tổ chức hội nghị được thành công, mang đến sự chuyên nghiệp và ấn tượng, thì việc đầu tiên bạn cần làm là xây dựng cho mình một bản kế hoạch tổ chức hội nghị cụ thể và chi tiết. Vậy làm thế nào để lập một bản kế hoạch tổ chức hội nghị hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của LuxEvent để tìm hiểu về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị hiệu quả và đem lại thành công nhé!
Hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị hiệu quả
Việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và cụ thể để mang đến một chương trình hội nghị thành công thuận lợi là điều rất quan trọng. Tùy theo mong muốn, nhu cầu và ngân sách của mỗi doanh nghiệp sẽ có cách triển khai kế hoạch tổ chức hội nghị khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, để lập kế hoạch tổ chức hội nghị cần làm theo các bước sau:
-
Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là bạn cần xác định được mục tiêu tổ chức đầu tiên. Tùy vào mỗi loại mục tiêu hội nghị sẽ gắn với một loại hình tổ chức phù hợp. Chính vì vậy bạn cần xác định được mục tiêu của tổ chức hội nghị để có thể xây dựng các bước tiếp theo trong bản kế hoạch tổ chức hội nghị.
Một chương trình hội nghị có thể có một hoặc nhiều mục đích khác nhau. Từ đó, khi lập kế hoạch tổ chức bạn sẽ xây dựng các hoạt động trong sự kiện sẽ được triển khai để làm nổi bật những mục đích cốt lõi. Và cũng nhờ vào việc xác định những mục đích ban đầu mà doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ thành công của hội nghị
-
Xác định chủ đề của hội nghị
Trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị, bạn cần xác định được chủ đề của hội nghị để xây dựng một chương trình làm nổi bật lên chủ đề đó và mang đậm dấu ấn của doanh nghiệp. Việc xác định được chủ đề của hội nghị sẽ giúp bạn tiến hành dễ dàng các hoạt động như: thiết kế không gian, trang trí sân khấu, xây dựng kịch bản chương trình.
-
Lên ý tưởng, kịch bản tổ chức
Bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức hội nghị là lên ý tưởng kịch bản cho chương trình. Các ý tưởng sẽ được sáng tạo dựa trên mục tiêu và chủ đề của chương trình hội nghị. Hiện nay, bên cạnh những hoạt động chính của hội nghị, hầu hết các hội nghị thường được tổ chức sẽ đan xen với các hoạt động vui chơi giải trí, văn nghệ, mini game để thu hút sự quan tâm của người tham gia chương trình.
Khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị, sáng tạo là yếu tố quan trọng để mang đến sự hấp dẫn của chương trình hội nghị với khách hàng và mang lại dấu ấn của doanh nghiệp. Bạn hãy xây dựng một kịch bản chương trình chuyên nghiệp nhưng cũng không kém phần hấp dẫn người tham gia.
Kịch bản chương trình sẽ được thiết kế với những hoạt động xoay quanh chủ đề và theo một timeline nhất định. Bạn có thể tham khảo mẫu timeline chương trình hội nghị dưới đây:
-
Đón tiếp khách mời
-
Thông báo khách hàng ổn định vị trí
-
Tiết mục văn nghệ mở màn
-
Tuyên bố lý do tổ chức hội nghị
-
Giới thiệu các thành phần tổ chức, khách mời tham gia sự kiện
-
Đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc chương trình
-
Thực hiện các nội dung chính: giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng, tổng kết, cảm nghĩ,...
-
Văn nghệ, minigame và trò chơi bốc thăm trúng thưởng
-
Bế mạc chương trình
-
Lập danh sách khách mời
Khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị thì bạn không được bỏ qua bước lập danh sách khách mời. Việc lập được danh sách khách mời sẽ giúp bạn xác định được quy mô tổ chức để tìm địa điểm và các yếu tố liên quan sao cho phù hợp. Bên cạnh đó việc lập danh sách khách mời cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị chỉn chu trong không đón tiếp và sắp xếp vị trí. Từ đó tạo ra được hình ảnh chuyên nghiệp, và sự chân thành đối với khách mời.
-
Lựa chọn thời điểm, địa điểm tổ chức hội nghị
Việc xác định được thời điểm và địa điểm tổ chức hội nghị là rất quan trọng. Căn cứ vào quy mô của hội nghị mà bạn cần tìm được địa điểm tổ chức phù hợp. Bạn có thể lựa chọn các trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị, hội trường của khách sạn để chọn làm địa điểm tổ chức hội nghị. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, bạn cần lưu ý các yếu tố về vị trí, không gian, chất lượng dịch vụ, bãi đỗ xe để có thể mang lại sự thành công cho hội nghị.
Việc lựa chọn thời điểm tổ chức cho hội nghị, bạn có thể lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần để có thể tiếp cận được tối đa khách mời. Lựa chọn tổ chức hội nghị vào những ngày cuối tuần có thể giúp khách mời có thể dễ dàng sắp xếp công việc đến tham dự hội nghị. Như vậy sẽ đảm bảo số khách mời mà bạn đã lập ra.
-
Làm truyền thông cho hội nghị
Đối với mỗi sự kiện lớn nhỏ, thì công tác truyền thông là một bước cần thiết và quan trọng. Khi bạn tổ chức sự kiện, cần đầu tư làm truyền thông trong quá trình trước sự kiện - trong sự kiện - sau sự kiện để có thể mang lại hiệu quả tiếp cận, giúp quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dễ dàng. Bạn có thể xây dựng kế hoạch truyền thông theo 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện, sau sự kiện để có thể thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng và không bỏ sót những điểm quan trọng.
-
Tổ chức hội nghị diễn ra
Trong bản lập kế hoạch của bạn, cần lập kế hoạch khi hội nghị diễn ra, người làm công tác tổ chức cần bám sát kịch bản, timeline để có những quyết định, chỉ đạo chính xác nhằm mang đến chương trình hội nghị chuyên nghiệp nhất. Việc lập kế hoạch cần chú trọng theo dõi sát sao thái độ làm việc và tiến độ của từng bộ phận nhân sự phụ trách để đảm bảo hội nghị diễn ra thuận lợi.
Đồng thời, bạn cũng cần lập kế hoạch về các giải pháp dự phòng cho những trường hợp không may xảy ra để ngay khi phát hiện ra sai sót có thể xử lý, giải quyết một cách nhanh chóng không gây ảnh hưởng nặng nề.
-
Kết thúc hội nghị
Sau khi hội nghị diễn ra, bạn cần sắp xếp nhân sự để thực hiện công tác tiễn khách mời, tặng quà và gửi lời cảm ơn. Đây là bước quan trọng, bạn cần chuẩn bị chỉn chu và tránh sai sót. Ngoài ra, sau khi chương trình kết thúc, đội ngũ tổ chức cần có một cuộc họp tổng kết sau sự kiện nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm sau hội nghị. Thông qua cuộc họp này, ban tổ chức sẽ rút kinh nghiệm để tổ chức những chương trình hội nghị sau này sẽ chuyên nghiệp hơn.
Trên đây là những kinh nghiệm khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị mà LuxEvent muốn chia sẻ đến bạn. Việc tổ chức hội nghị thành công sẽ không quá khó khăn nếu bạn lập cho mình một bản kế hoạch tổ chức thật chi tiết và cụ thể. Hy vọng rằng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị và sẽ tổ chức những buổi hội nghị thành công!
LuxEvent - Công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
Tự hào là một trong những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ ở miền Bắc mà trên khắp cả nước. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn và báo giá miễn phí.
LuxEvent cam kết đem lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn. Với đội ngũ nhân sự năng động và giàu nhiệt huyết, chúng tôi luôn cập nhật xu hướng mới của thị trường để đem đến chương trình với chất lượng tốt nhất, thành công và chuyên nghiệp.
-
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
-
Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp và hiện đại
-
Đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ
-
Khảo sát, thiết kế thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng
LuxEvent hy vọng rằng sẽ có cơ hội được đồng hành và mang đến chương trình sự kiện hội nghị chuyên nghiệp, hoàn hảo cho quý khách hàng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hay có nhu cầu tìm hiểu thêm về tổ chức hội nghị, hãy liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn sớm nhất nhé!
>>Nguồn: https://luxevent.net/ke-hoach-to-chuc-hoi-nghi/
