Kế hoạch tổ chức Year End Party là một hạng mục không thể thiếu được đối với bất kì bữa tiệc tất niên nào của các doanh nghiệp. Tạo nên một chương trình trọn vẹn, ý nghĩa với nhiều hạng mục hấp dẫn là điều mà tất cả ban tổ chức đều mong muốn. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện sẽ không thể tránh khỏi được những tình huống phát sinh mà doanh nghiệp không thể tự giải quyết được. Do đó, một bản kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ giải quyết giúp bạn điều đó. 

Trình tự thực hiện chương trình

Kế hoạch tổ chức đầy đủ nhất

1.    Xác định chủ đề bữa tiệc  

Chủ đề chính là linh hồn của bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào, đó là concept mang tính khái quát mà tất cả các nội dung cần bám sát và thể hiện để làm nổi bật chủ đề đó. Tuy nhiên việc xác định chủ đề cần dựa vào đặc thù của lĩnh vực mà công ty đó kinh doanh. Thông thường chủ đề sẽ phải thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp muốn hướng tới đồng thời cũng cần bắt kịp xu hướng nhằm thu hút sự chú ý của khách mời. Các chủ đề thường gắn với 1 hình ảnh mang màu sắc với ý nghĩa riêng và được coi là “độc quyền” của doanh nghiệp đó. 

2.    Lên ý tưởng 

Ý tưởng độc đáo, mới mẻ cùng một kịch bản chi tiết, được đầu tư kĩ lưỡng là điều mà các doanh nghiệp luôn hướng tới trong mỗi sự kiện. Đầu việc này sẽ bao quát toàn bộ các hạng mục khác như trang trí, nội dung, kế hoạch truyền thông, hoạt động văn nghệ, trò chơi,… Một ý tưởng hay là ý tưởng bám sát chủ đề chương trình, phù hợp với mục đích và ngân sách chung. Do đó, không cần quá cầu kỳ trong khâu lên ý tưởng mà cần đặc biệt có sự chuẩn bị chỉn chu và kĩ càng sao cho không bị trùng lặp với những năm trước để không gây nhàm chán. 

3.    Lên danh sách khách mời

Xác định số lượng cũng như đối tượng khách mời là công việc tiếp theo mà ban tổ chức cần lưu ý. Bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức để đảm bảo địa điểm đáp ứng được tối đa số lượng người tham gia theo đúng kế hoạch. Bên cạnh đó, bạn cũng nên phân loại khách mời theo từng hình thức và hạng mục riêng để quản lý dễ dàng hơn như khách VIP (đối tác, khách hàng), khách thường, nhà báo (nếu có), khách dự bị…Ngoài ra, cần đảm bảo đầy đủ thông tin của khách mời như họ tên, công việc cụ thể, giới tính, thông tin liên hệ, sở thích, lưu ý riêng… 

4.    Lựa chọn địa điểm, thời gian

- Địa điểm: cần phụ thuộc vào chủ đề, số lượng người tham gia, mục đích của chương trình để chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Có 2 không gian chính là ngoài trời (khu sinh thái, bãi biển, sân vận động…) và trong nhà (resort, công ty…) mà doanh nghiệp cần xác định trước để tìm kiếm địa điểm. 

Cần lưu ý một số điều sau để việc lựa chọn địa điểm hiệu quả hơn:

+ Thuận lợi di chuyển và dễ tìm

+ Có bãi đỗ xe rộng rãi

+ Không gian tổ chức đáp ứng được mục tiêu

+ Sân khấu được setup thuận tiện cho các hoạt động 

- Thời gian: tùy vào timeline và địa điểm tổ chức để chọn khoảng thời gian phù hợp vs khách mời và chương trình. Nếu sự kiện ở ngoài trời thì nên chọn thời gian buổi chiều hoặc lúc ánh sáng mặt trời không quá chói chang để các hoạt động diên ra trơn tru và khách mời cũng cảm thấy thoải mái hơn. Còn với địa điểm trong nhà thì có thể linh hoạt thời gian hơn nhưng cần lưu ý vào những ngày cuối tuần để tối đa hóa số lượng khách tham gia. 

5.    Lên các tiết mục 

Đây là hạng mục mà khách mời luôn dành sự quan tâm đặc biệt và bị thu hút nhiều nhất. Các tiết mục sẽ thể hiện và mang tinh thần của không khí cuối năm bận rộn và niềm vui năm mới sắp tới theo một trình tự nhất định. 

Tiết mục cần lên kế hoạch và phân loại chi tiết bao gồm tên hạng mục, đơn vị hỗ trợ, số lượng tiết mục, ý nghĩa… theo trình tự thời gian. 

6.    Lựa chọn MC

MC chính là nhân tố được doanh nghiệp “chọn mặt gửi vàng” để góp phần thể hiện trọn vẹn thông điệp của chương trình. Họ sẽ là người giới thiệu, dẫn dắt và kiểm soát được các nội dung chính và tạo nên không khí hào hứng  cho khách mời. Với vai trò quan trọng như vậy, các doanh nghiệp cần tìm kiếm người dẫn chương trình một cách cẩn thận dựa vào các tiêu chí như kinh nghiệm, sự chuyên nghiệp, ngoại hình, hài hước, năng động, sự phù hợp, … 

Để tiết kiệm chi phí, công ty có thể chọn nhân viên có năng lực hoặc khả năng dẫn tốt để tạo cảm giác thoải mái và gần gũi hơn cho đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên nếu muốn trải nghiệm với cảm giác mới lạ với khán giả và chuyên nghiệp thì có thể xem xét thuê MC từ các đơn vị uy tín bên ngoài. 

7.    Thực đơn cho bữa tiệc

Thông thường các sự kiện Year End Party bên cạnh nội dung chính là tổng kết lại năm hoạt động vừa qua với những hình ảnh và kỉ niệm đáng nhớ thì sẽ có thêm bữa tiệc ăn uống kéo dài thân mật. Bởi thời lượng của một chương trình tất niên khá dài nên sẽ khiến khách mời thấy đói, do đó một bữa tiệc với các món ăn hấp dẫn và đảm bảo an toàn sẽ tạo nên sự hài lòng và thoải mái cho họ. 

Menu tiệc cần lựa chọn kỹ càng theo concept hoặc đảm bảo đầy đủ các loại thực phẩm để đáp ứng tối đa được nhu cầu của khách. Để tạo ấn tượng sâu sắc hơn với khách mời, doanh nghiệp có thể khảo sát trước mong muốn và sở thích để tránh những thực phẩm gây dị ứng.

8.    Lên kịch bản 

Sau khi đã xử lý được các hạng mục trước đó, ban tổ chức sẽ sắp xếp trình tự và tổng hợp lại thành một kịch bản chung. Ngoài ra cũng cần có thêm kịch bản chi tiết hơn về lời dẫn MC, người phụ trách, thời lượng, luật chơi, media… 

Khung kịch bản cần đảm bảo sự dễ hiểu, rõ ràng, đầy đủ và bổ sung thêm các tình huống phát sinh hoặc rủi ro với biện pháp khắc phục cụ thể. 

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội

Year End Party là sự kiện có ý nghĩa và đánh dấu mốc quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của các doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, LuxEvent luôn không ngừng nỗ lực xây dựng và cải thiện dịch vụ trong các dịch vụ của mình trong các chương trình sự kiện của khách hàng. Không chỉ riêng sự kiện tất niên mà công ty chúng tôi luôn tự hào là đơn vị tổ chức các sự kiện lớn với kịch bản vô cùng độc đáo và hấp dẫn. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự trẻ trung, nhiều kinh nghiệm cũng là một điểm cộng lớn đối với các đơn vị đối tác và khách hàng. Ngoài ra, dịch vụ Media (quay, chụp…) hiện đại với mức chi phí ưu đãi cũng là điều khiến công ty nhận được sự tin tưởng và hài lòng của quý khách hàng. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm đơn vị tổ chức cho sự kiện khai trương, kỉ niệm, triển lãm, tất niên… sắp tới hãy liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn nhé.

 >>Nguồn: https://luxevent.net/to-chuc-year-end-party/